Relier paiement et règlement.
Justificatifs, rapprochement et exceptions expliquent la comparaison entre résultats enregistrés et fonds déclarés par un fournisseur.
Un justificatif reste un justificatif.
Relevés fournisseur, fichiers CSV bancaires et documents de dépenses sont des justificatifs. Ils servent au rapprochement, à la revue et à l’explication. Leur import ne confirme pas à lui seul un paiement, ne crée pas de solde client et n’autorise pas de remboursement.
Les affectations revues peuvent relier des dépôts partiels ou groupés aux documents et tenir compte des frais bancaires. Historique et montants restants doivent rester explicables. Formats de règlement et comportement réel des frais nécessitent une validation spécifique.
Les écarts deviennent des cas explicites.
Un écart devient une exception à examiner : règlement absent, différence de montant, référence en double, annulation ou preuves contradictoires. Il faut enregistrer source, responsable et justificatifs de résolution. Ne pas modifier discrètement le montant original pour forcer un rapprochement.
- Définir identifiants des relevés, fuseau horaire et clôtures de règlement.
- Définir la relation entre montant brut, frais et règlement net.
- Tester règlements insuffisants, excédentaires, tardifs, doublons et annulations.